Empresas tem até maio para mandar relatório de debitos aos clientes

By: INTERVALO DA NOTICIAS

Texto: Biblioteca Virtual 

31 de maio é o prazo máximo para as empresas prestadoras de serviço, públicos ou privados, enviarem os comprovantes de quitação anual, referente a 2011, aos seus clientes e consumidores. A Lei Federal nº 12.007, de 2009, obriga as empresas a emitirem e encaminharem essa declaração de quitação aos seus clientes. Fornecedores de água, energia elétrica, telefonia, TV por assinatura, internet, operadoras de cartão de crédito, empresas de planos de saúde e/ou odontológicos, escolas, entre outros serviços contínuos, devem seguir essa regra. Nesse documento devem constar os valores pagos de janeiro a dezembro do ano passado, ou, a partir do mês que o consumidor adquiriu o serviço. Também deve constar a informação de que este documento substitui, para a comprovação das obrigações do consumidor, as quitações dos faturamentos mensais dos débitos do ano a que se refere e dos anos anteriores, conforme diz a legislação.
Mas atenção: só tem direito a receber esse comprovante quem estiver em dia com os pagamentos e não possuir nenhum débito com a empresa. De acordo com o Procon-SP, caso algum débito seja objeto de contestação judicial, o direito à declaração de quitação será apenas dos meses não questionados. Se o consumidor não tiver utilizado os serviços durante todos os meses do ano anterior, o documento deverá ser referente aos meses em que houve faturamento dos débitos. Se você não receber o seu comprovante, entre em contato com o seu fornecedor de serviços, de preferência por escrito, e solicite sua entrega. Se mesmo assim ele não o fizer, procure o Procon de sua cidade ou a agência reguladora do setor e faça uma reclamação. Em último caso, você poderá entrar com uma ação judicial - através do Juizado Especial Civil, Ministério Público ou até mesmo pela Defensoria Pública - pleiteando a entrega do recibo anual, que é seu de direito. Você acha que é “muita mão-de-obra” por causa de um simples comprovante? Saiba que ele e outros documentos semelhantes são importantes provas quando há um processo, por exemplo.Mas antes de reclamar, fique atento ao boleto ou fatura do mês de maio. Muitas empresas optam por incluir o relatório de débitos nele, em vez de enviar uma carta a parte. Lembre que os recibos e faturas do ano corrente devem ser mantidos até o mês de maio do ano que vem. Ter todas as quitações do ano reunidas em um só papel facilita enormemente a vida do consumidor. Ele é poupado do trabalho de acumular tantos papéis e ainda tem a possibilidade de organizar melhor os seus documentos. Porém, cada tipo de comprovante tem um tempo mais adequado (ou obrigatório) para ser mantido e é importante conhecer esses prazos.
Veja os prazos que os especialistas recomendam que se guarde os comprovantes, de acordo com o tipo de serviço ou produto:

POR 5 ANOS

- Tributos municipais, estaduais e federais;
- Água, luz, telefone e gás;
- Plano de saúde;
- Mensalidade escolar (incluindo pagamentos de cursos livres);
- Honorários de profissionais liberais (advogados, médicos, dentistas etc.);
- Cartão de crédito.

POR 3 ANOS

- Aluguel.

POR 1 ANO

- Seguros em geral (a proposta, a apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência);
- Despesas em hotéis.

CASOS ESPECÍFICOS

- Bens duráveis (eletroeletrônicos, eletrodomésticos, automóveis, etc.): as notas fiscais devem ser guardadas durante toda a vida útil do produto, a partir da sua aquisição. Alguns recomendam que se guarde até o final da garantia, mas ainda sim é melhor manter os recibos, pois existe a possibilidade de haver defeitos que não são de fácil constatação (como um defeito no freio, no caso de um veículo), os chamados “vícios ocultos”. A mesma regra também vale para os certificados de garantia.
- Financiamento de imóveis e carros: até o fim do processo de quitação, com a transferência do bem para o nome do comprador ou do registro da escritura.
- Consórcio: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.
- Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado (sem dívidas).
- Condomínios: declarações de quitação de pagamento devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 (dez) anos.
- Informações complementares sobre aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por 3 (três) anos, desde que não haja qualquer pendência (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo - consumidor e uma empresa/administradora. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constitui relação de consumo).
- Convênio médico: proposta e contrato por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos referentes, no mínimo, aos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.

Aliás, é bom deixar claro: plano de saúde é diferente de seguro saúde:
- No plano de saúde, o cliente é atendido por profissionais e estabelecimentos credenciados pela operadora.
- O seguro saúde, além da rede credenciada, oferece a possibilidade do cliente escolher um médico ou serviço de atendimento de sua preferência, cabendo à seguradora arcar com as despesas.

Como foi dito anteriormente, o prazo para reclamações ou ações judiciais referentes aos planos de saúde é de 5 (cinco) anos e o e para o seguro saúde (assim como qualquer outro seguro) é de 1 (um) ano.
Ressaltamos que os prazos de guarda apresentados referem-se aos documentos relativos às relações de consumo. Os documentos de natureza tributária e fiscal, por exemplo, têm o tempo de guarda regulado por uma legislação diversa. Caso tenha interesse em conhecer esses prazos, indicamos as seguintes fontes:
- Guarda e manutenção de documentos fiscais (publicação da FENACON - Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas)
Esta é a 3ª edição, baseada na legislação vigente de 2010. Visa facilitar o dia-a-dia dos profissionais da contabilidade ou de outras atividades correlatas. Aborda o universo das obrigações tributárias no âmbito federal, abragendo os prazos para guarda de livros e documentos, assim como as multas aplicáveis no caso de descumprimento de obrigações acessórias.

- Tabela prática para guarda de documentos (trabalhistas/previdenciários e fiscais)